Choć współpraca z firmami eventowymi nie jest niczym nowym, do niedawna dominowało przekonanie, że jest opłacalna przede wszystkim dla klientów biznesowych. Dziś jednak coraz częściej słyszy się o firmach, których specjalnością jest organizacja wesel, chrztów, rocznic ślubu, a nawet osiemnastych urodzin. Warto postawić więc sobie pytanie o to, czy i nam nie opłaci się współpraca z nią?
Agencja eventowa – próba definicji
Agencja eventowa jest wyspecjalizowanym, profesjonalnym podmiotem odpowiadającym za kompleksową organizację różnego rodzaju wydarzeń. To właśnie kompleksowość świadczonych przez nią usług jest przy tym argumentem w największym stopniu przemawiającym za tym, aby zainteresować się jej ofertą. Nawet organizacja klasycznego kinderparty wymaga przecież od nas wyjątkowych umiejętności organizacyjnych. Im zaś większa jest impreza, tym więcej szczegółów należy dopracować. Zakres działań agencji eventowych nie zawsze jest taki sam. Niektóre ograniczają się do wspierania firm, rośnie jednak liczba tych, które koncentrują się na nawiązywaniu współpracy z klientami indywidualnymi.
Czego oczekiwać od agencji eventowej?
Pytanie o to, czego możemy się spodziewać po agencji eventowej, nie należy wcale do trudnych. Pracownicy zdecydowanej większości firm o takim profilu odpowiadają, że kluczowe znaczenie mają potrzeby klienta. Początkowo agencje miały dość sztywny zakres świadczonych przez siebie usług, szybko okazało się jednak, że klienci nie lubią półśrodków. Jeśli więc interesuje nas impreza, w czasie której ktoś obchodzi 18 urodziny, możemy liczyć nie tylko na organizację sali i cateringu. Częstą praktyką jest także przygotowywanie dodatkowych atrakcji, które podniosą atrakcyjność imprezy, a nawet – troska o bazę noclegową. Tu warto podkreślić, że jednym ze znaków rozpoznawczych dobrej agencji eventowej jest jej kreatywność. Wielu osobom wydaje się, że nawiązanie z nią współpracy pozwoli, co prawda, na zorganizowanie imprezy, ta będzie jednak do bólu klasyczna i przewidywalna. Tymczasem okazuje się, że nie ma takiego ryzyka. Jeśli 18 urodziny mają nawiązywać do szalonych lat siedemdziesiątych, a kinderparty – do ulubionego dziecięcego serialu – nie mamy żadnych podstaw, aby obawiać się, że nie uda się zrealizować tak zdefiniowanego założenia.
Jak znaleźć dobrą agencję eventową?
Liczba agencji eventowych, z którymi możemy dziś spotkać się na rynku, jest w stanie zaskoczyć nawet te osoby, które są przekonane, że niewiele jest je w stanie zdziwić. Rodzi się więc pytanie o to, jakimi kryteriami kierować się, gdy chce się uzyskać wsparcie od najlepszej z nich. Sposobów na wyłonienie podmiotów, z którymi warto nawiązać współpracę, jest co najmniej kilka. Na pierwszy plan wysuwają się rekomendacje od osób, które już zdecydowały się na skorzystanie z pomocy agencji. Oczywiście, do każdej opinii należy podchodzić z dystansem, bo potrzeby klientów nie zawsze są takie same. Zawsze jednak należy myśleć o niej jako o cennej informacji. Poza opiniami cennym wsparciem mogą być zresztą również rankingi popularności, zwłaszcza że ich znalezienie nie jest dziś trudne. Ponownie należy pamiętać, że są one przede wszystkim wsparciem podczas poszukiwań. Pozwalają jednak na zorientowanie się w ofercie rynkowej, cenniku i innych aspektach współpracy. Bez względu na to, jaką imprezę chcemy zorganizować i komu mamy zamiar powierzyć te zadanie, pamiętajmy, że kluczowa dla naszego zadowolenia z tego powodu będzie jakość komunikacji. Przed podpisaniem umowy dobrze jest przedyskutować więc warunki współpracy i przeanalizować wszystkie te kwestie, które sprawiają wrażenie niejasnych. Nie trzeba też chyba przypominać o tym, jak duże znaczenie ma znajomość podpisywanej właśnie umowy. Jeśli zdecydujemy się na współpracę z agencją eventową nie zapoznawszy się z warunkami współpracy, w przypadku pojawienia się pierwszych problemów pretensje będziemy mogli mieć jedynie do samych siebie. Na szczęście, zdecydowana większość opinii na temat tego rodzaju współpracy jest pozytywna.
